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如何做好會議活動策劃

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如何做好會議活動策劃!


任何一個會議活動策劃方案,其會議管理都可分為五大步驟:會前準備、會議開始、會議進行,會議總結以及跟蹤執行。

常言道,會務管理是核心,活動管理是目標。因此,要想成功舉辦一場大型的會議活動,前期的會議策劃是關鍵。


首先,當提出需要做一個會議活動時,在了解對方做這個活動的初步情況時,就需要整合資源。主辦方、承辦方要做會議活動時,都會對活動有一些想法。

整合資源包括三大板塊,這三大塊分別對前期的資料收集、整理和即將操作的活動進行了構架,為后面創意的形成,方案的制作確定了一個基本框架。


然后第二就是:

外部資源構架的是活動的廣度。在這里,外部資源指的是媒體資源、場地資源、物品資源、人脈資源等。外部資源對整個活動的影響是巨大的,甚至可以理解外部資源,這個活動平臺的重要構成因素。

例如,這次會議論壇邀請席的嘉賓是市里面的領導還是省里面的領導,演講的嘉賓是院士?還是行業的專家?這些對活動的影響程度不言而喻。

第三部分就是內部舉辦這次會議論壇活動的資源


主辦方內部資源在這版塊主要考慮活動執行方的人力、財力、物力、執行力以及向心力。 活動中擁有多么雄厚的外部資源,但是內部執行力等跟不上,活動也很難達到最佳效果。


一個會議活動的構思就是結合資源和目的,將活動提升到一個高度,并為其選擇一個平臺或載體,不同的平臺帶來的效果是完全不同的。

然后,考慮的是如何將這個高度用一個主題體現出來,如何通過具體的活動流程來展現主題,展現創意達到目的,如何利用現有資源或潛在資源來支撐或提升這個高度,通過一系列的框架,最終的活動目的又將進一步細化到什么程度,這就是一個活動的構思。

主題出來,再圍繞活動主題尋找版塊,就像拼圖,框架出來,現在就是將其拼湊完整,可以搜索盡量多的與主題相關的活動元素,雖然并不是每一個都可以運用到,但是可以供選擇,安排出最合理的活動。

一個活動并不是一個方案就能解決的,為了保證活動效果,還需要將活動方案更加細分,如細分為宣傳方案、執行方案、公關方案風險意外機制等。

通常包括活動前的準備,活動中的現場控制,活動后的安排。如果活動的規模不是特別大,公關方案和活動中執行方案將會并入在這個方案中。

在制作活動進行執行方案的時候,除了活動的流程以外,還應該考慮到現場的人流方向,比如一場大的會議活動,在方案制作過程,就應該設計出一套合理的人流安排和動線,

比如簽到處要充分考慮人員的聚集,安排寬廣一點的簽到區域,同時分配不同的簽到通道, 保證活動的人流分布合理,不會出現 人流擁擠。

在執行方案中,最關鍵的是小組的分工和成員的分配,將每個項目籌備一個準備小組,安排一個負責人,進行細致的分工,是在執行方案中必須體現的。

在做執行方案的時候,在制作者的頭腦中一定要把整個活動模擬數遍,把各個細節都考慮到,有順序地安排各個階段的時間,做到有條不紊。

其實執行方案就是兩個方面的工作:物料的工作和人力資源的工作。將人和物有機的結合,那么這個執行方案可以說是成功的了。


最后,會議執行信奉一句話:兵不在多而在精。三分靠策劃,七分靠執行。一個有創意的活動方案想要有生命,就要有足夠的執行力,并且保證執行過程的精確?;顒訄绦袕娬{的就是人的執行,因此,合理地安排活動工作人員,進行權責分明的分工,

讓每個工作人員清楚自己的職責也是整個執行過程的關鍵。也就是說,活動執行成功與否的關鍵不是安排了多少個人,而是在于是否明確了每個人的工作崗位,做到各盡其責,各盡其職。

專業的事要交給專業的人負責:音響老師、禮儀人員、LED屏幕流程控制老師、執行導演等等

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